Uniek GWW-project in één keer goed, kan dat?

Door ir. Niels van Amstel, projectmanager en contractmanager UAV-GC

Het was een uniek project, met traditionele valkuilen. Een aantal konden we overwinnen dankzij de Aanpak Duurzaam GWW, andere bleken haast niet te omzeilen. Of zou dat toch kunnen?

In alle opzichten uniek
Het project Venuslaan in Nieuw-Lekkerland was in alle opzichten een uniek project voor de gemeente en de betrokkenen. Er was én een nieuwe contractvorm én volledige bewonersparticipatie én een nieuwe organisatie én een niet exact afgebakende projectopgave.

Om daar handen en voeten aan te geven was er wel al de Aanpak Duurzaam GWW. Opdrachtgevers en bedrijven in de GWW-sector nemen duurzaamheidsaspecten mee vanaf de vroegste planfase.

Ik leid u door het project, in 9 lessen.

Les 1: hele in plaats van halve wijk
Bij het bepalen van de projectopgave kwamen de projectleiders en ik tot de gedeelde conclusie dat we de hele wijk moesten oppakken in plaats van de halve. We konden effectiever werken en konden het contract beter afbakenen. We werkten met een contractvorm waarbij de aannemer ontwerp en realisatie voor zijn rekening zou nemen.

Les 2: nutspartijen betrekken
Met behulp van systems engineering en de SSK-ramingen bracht ik alle elementen en objecten in beeld. Doordat je één geheel hebt, loop je minder risico op niet-dekkende eisen. Hoogstens langs de randen en…. als je met nutspartijen te maken krijgt. Je kunt nog zo veel opnemen in de proceseisen, het blijft een apart gebeuren. We hadden de projectmensen van de nutspartijen dus niet vanaf het begin betrokken, maar de les is dat volgende keer zeker wel te doen. Binnen een ander traject heb ik gezien dat je hiermee problemen kunt voorkomen.

Les 3: diegene aanspreken die norm stelt
De bewonersparticipatie bepalen bleek eenvoudiger dan gedacht. We besloten hierover direct de wethouder te benaderen, want hij heeft daar een beeld bij en is de bepalende factor 90% van de mensen moest geen zwaarwegende problemen hebben, zo hebben we afgesproken. Goed om snel te weten, zodat we het contract en de EMVI daarop konden inrichten. De les dus: direct diegene aanspreken die de norm stelt.

Les 4: communicatie met bewoners
Een risicoanalyse aan de hand van een enquête onder de bewoners gaf een goed beeld over de stemming onder de 300 huishoudens in de buurt. Slechts zo’n 25 huishoudens zouden wel eens lastig kunnen zijn. Dat risico maakten we redelijk beheersbaar door een extra bewonersavond in te lassen.

Les 5: aannemers op tijd consulteren
Toen kon ik op zoek naar capabele aannemers die zich ook ten volle bewust waren van de 90%-opgave. En die waren er, wel met suggesties voor praktische voorwaarden om dan ook verantwoord te kunnen inschrijven. Nog een les: de aannemers vroegtijdig consulteren. Dat had succes: er was vrijwel volledige instemming van de bewoners op het ontwerp.

Les 6: eisen, wensen en betrokkenheid
Dan de nieuwe organisatie en het scherp krijgen van de eisen, wensen en hoe de diverse partijen betrokken willen worden. Als ze al betrokken willen worden. Dat wilden ze wel, maar dat was niet meteen even duidelijk. Ik leerde dat ik het als een ondersteuning van hun proces had moeten brengen. En het ook vanuit hun werk had moeten benaderen.

Les 7: niet meteen ingaan op beperkingen
We gingen in recordtijd naar aanbesteding en gunning, feitelijk binnen 8 maanden. Maar, dat had nog sneller gekund. Als ik in de eerste gezamenlijke bespreking puur had bevraagd op wat de deelnemers wilden, zonder op eventuele beperkingen in te gaan.

Les 8: alle relevante stukken op tafel
Met behulp van de SSK-ramingen en DuboCalc zijn vervolgens ook verschillende effecten van variaties in sets van eisen in beeld gebracht. En is ook redelijk goed afgestemd hoe effecten doorwerken. Maar, net niet met alle betrokkenen. En dat is wel nodig. Dus, les 8: krijg alle relevante stukken op tafel.

Les 9: variabelen en keuzes
Vervolgens moet je met de juiste mensen nagaan welke variabelen er zijn en hoe keuzes uitpakken. Dat kom je later tegen en dan verlies je alsnog de tijd die je denkt te besparen aan de voorkant.

Stap in goede richting

Nu het werk vrijwel is afgerond zie je de effecten, positief en negatief. In één keer goed, dat niet. Maar wel een flinke stap in die richting. De cyclus van beleid naar realisatie is doorlopen, een deel van de winst is geboekt.

Doordat het project gestructureerd is opgepakt en ook gestructureerd is verwoord, kan het gebruikt worden als format voor volgende projecten. Zeker met de onderleggers als Omgevingswijzer en de later met de groep opgestelde sets van maatregelen. En pakt het beleid onze 9 lessen op, dan kan de winst gemaximaliseerd. Het beeld van duurzaamheid in proces: elke partij zorgt dat de volgende groep beter kan presteren.